Skapa förutsättningar för ett bra styrelsearbete

En föreningsstyrelse har några inbyggda utmaningar

Det handlar inte om att styrelsen är problematisk. Det handlar om att uppdraget har speciella förutsättningar. När ni känner igen dem blir det lättare att skapa former som fungerar i just er grupp.

Olika erfarenheter och kunskaper

Någon har suttit i styrelsen i många år medan någon annan aldrig tidigare deltagit i styrelsearbete. En kan mycket om ekonomi, en annan om byggnader och en tredje om kommunikation.

Skillnaderna är en tillgång, men bara om styrelsen använder dem. Den som kan mycket inom ett område får inte automatiskt bli den som ensam avgör frågan.

Olika förväntningar

Ledamöterna kan ha mycket olika uppfattningar om hur mycket tid och arbete styrelseuppdraget innebär.

En person kanske räknar med flera timmars arbete varje vecka medan en annan tänkte sig ett möte i månaden och några mindre uppgifter däremellan.

Ingen behöver ha fel. Problemet uppstår framför allt om förväntningarna aldrig uttalas och skillnader senare tolkas som bristande engagemang.

Man vill inte bli osams

Ledamöterna är ofta grannar eller personer som även har en relation utanför styrelsen. Det är naturligt att vilja behålla en bra relation, men styrelsen måste samtidigt kunna diskutera svåra frågor och vara oenig.

Några pratar mer än andra

Människor fungerar olika. Vissa tänker genom att prata medan andra vill lyssna och fundera innan de säger vad de tycker.

I en helt fri diskussion kan därför några personer få betydligt större utrymme än andra utan att det behöver vara avsiktligt. Styrelsen behöver skapa former där även den som inte tar ordet först får möjlighet att bidra.

Styrelsen förändras

Efter några år kan styrelsen ha hittat ett väl fungerande arbetssätt. Sedan lämnar en eller flera ledamöter och nya kommer in. Den nya ledamoten kommer in i en historia som de andra redan känner till.

Styrelsen behöver därför förmedla både:

• vad man gör,
• varför man gör det,
• vad som hänt tidigare,
• vilka frågor som fortfarande pågår.

Samtidigt ska nya ledamöter uppmuntras att ställa frågor och ifrågasätta sådant som tidigare ledamöter börjat betrakta som självklart.

Vad ska styrelsen åstadkomma?

Innan styrelsen börjar organisera och fördela arbetet behöver den skapa en gemensam bild av vad den faktiskt har framför sig.

Styrelsen bör diskutera:

• Vilka problem behöver föreningen lösa?
• Vilka möjligheter finns?
• Vilka större beslut kan behöva fattas?
• Vad behöver förändras?
• Vad fungerar redan bra och bör bevaras?
• Vad skulle styrelsen vilja ha åstadkommit när den ser tillbaka på året?

Det kan handla om sådant som ekonomi, underhåll, avtal, leverantörer, större projekt och relationen till medlemmarna. Olika ledamöter kan ha olika bilder av vad som är viktigast. Det är värdefullt att upptäcka de skillnaderna och diskutera dem.

Önskat resultat

Det är styrelsen själv som ska formulera sitt önskade resultat. Frassie anger inte vad resultatet borde vara. Frassie kan däremot stimulera diskussionen med frågor:

Skilj problem från lösning

Förstå problemet innan ni bestämmer lösningen. Om föreningen har höga kostnader är detta ett problem att förstå. Att byta leverantör är en möjlig lösning.

Några enkla saker som kan få styrelsen att fungera bättre

Prata om förväntningar

Var öppna med hur mycket tid och engagemang var och en realistiskt kan bidra med.

Låt alla komma till tals

Föreslå exempelvis rundor i viktiga frågor där alla får ge sin syn innan den fria diskussionen börjar.

Gör det tillåtet att inte veta

Ingen behöver kunna allt. Det viktiga är att styrelsen upptäcker när den behöver skaffa mer kunskap innan beslut fattas.

Skilj mellan sak och person

Det ska gå att kritisera ett förslag utan att kritisera personen som lämnat förslaget.

Var tydliga med vem som gör vad

Alla behöver inte göra allt. Tydliga uppgifter och ansvar minskar dubbelarbete och risken att saker faller mellan stolarna.

Följ upp hur styrelsen fungerar

Avsätt ibland några minuter och fråga:

• Vad fungerar bra i vårt styrelsearbete?
• Vad fungerar mindre bra?
• Finns det något vi borde göra annorlunda?

Börja gärna verksamhetsåret med en kick-off

En kick-off kort efter stämman och det konstituerande styrelsemötet är ett enkelt sätt att ge den nya styrelsen en gemensam start.

Kick-offen behöver inte vara en heldag eller någon avancerad aktivitet. Några väl använda timmar kan räcka.

Vad vill ni få ut av kick-offen?

Frassie vet inte vad just er styrelse behöver få ut av sin kick-off. Låt därför deltagarna själva fundera på vad som skulle göra tiden värdefull och enas om vad ni vill ha uppnått när kick-offen avslutas.

Exempel för att få igång tankearbetet kan vara:

• lära känna varandra,
• hjälpa nya ledamöter in i arbetet,
• förstå föreningens viktigaste utmaningar,
• skapa en gemensam bild av vad styrelsen behöver ta sig an,
• diskutera förväntningar,
• komma överens om hur man vill arbeta tillsammans.

Välkommen till styrelsen – introduktion och stöd för nya ledamöter

Detta ska vara en egen punkt på kick-offen, inte bara en del av presentationen av deltagarna. En ny ledamot behöver:

1. lära känna människorna,
2. förstå vad styrelsen arbetar med,
3. förstå föreningens situation och historia,
4. få de praktiska kunskaper som behövs,
5. veta vem den kan fråga,
6. få fortsatt hjälp även efter kick-offen.

De tidigare ledamöternas presentation

Låt de tidigare ledamöterna presentera sig utifrån styrelsearbetet. Använd exempelvis frågorna:

• Hur länge har jag varit med i styrelsen?
• Vad har jag framför allt arbetat med?
• Vad känner jag föreningen och dess historia särskilt väl?
• Vilka områden kan jag hjälpa en ny ledamot att komma in i?
• Vad önskar jag själv att någon hade berättat för mig när jag var ny?

Syftet är att den nya ledamoten ska förstå vilken kunskap som finns hos människorna runt bordet och vem som kan hjälpa till med vad.

Visa vad styrelsen håller på med

Ge de nya ledamöterna en praktisk bild av:

• pågående frågor,
• större projekt,
• viktiga tidigare beslut,
• ekonomi i stora drag,
• viktiga avtal,
• leverantörer,
• externa kontakter,
• återkommande aktiviteter,
• frågor som behöver hanteras framöver.

Praktisk introduktion

Visa också:

• var protokoll finns,
• var avtal och andra dokument finns,
• vilka digitala system styrelsen använder,
• hur man förbereder sig inför möten,
• hur kommunikationen mellan möten fungerar,
• hur uppgifter och beslut följs upp,
• vem man frågar om olika praktiska frågor.

Introduktionen fortsätter efter kick-offen

Många frågor uppstår först när den nya ledamoten börjar läsa dokument, delta i diskussioner och utföra sina första uppgifter. De tidigare ledamöterna ska därför diskutera hur de kan hjälpa de nya under den första tiden.

Det kan exempelvis innebära:

• en tidigare ledamot hjälper särskilt till inom ett område,
• den nya ledamoten vet vem som kan svara på frågor om exempelvis ekonomi, historik eller pågående projekt,
• någon följer upp efter några veckor och frågar hur introduktionen fungerar,
• praktiska genomgångar görs när behovet faktiskt uppstår.

Det behöver inte skapas ett formellt mentorsprogram. Ställ exempelvis frågorna:

Introduktionen handlar inte om att lära nya ledamöter att automatiskt göra som den gamla styrelsen gjort. Tidigare ledamöter bidrar med kontinuitet och bakgrund. Nya ledamöter bidrar med nya erfarenheter, frågor och perspektiv.

Förslag på agenda för kick-offen

Använd agendan som den är eller anpassa den efter vad ni vill få ut av tiden.

1. Vad vill vi få ut av kick-offen?
   Låt alla bidra och enas om önskat resultat.
2. Vilka är vi?
   Lär känna varandra. Erfarenheter, kunskaper, intressen och vad var och en tror att den kan bidra med.
3. Välkommen till styrelsen – introduktion för nya ledamöter
   Tidigare ledamöter presenterar sin erfarenhet och vad de kan hjälpa de nya med. Visa vad styrelsen arbetar med, viktiga tidigare beslut och praktiska arbetssätt. Diskutera också hur nya ledamöter ska få hjälp att komma in i arbetet under tiden efter kick-offen.
4. Vilka utmaningar har föreningen?
   Låt alla ge sin bild. Vilka problem, möjligheter och större frågor står föreningen inför?
5. Vad vill vi åstadkomma?
   Diskutera vad styrelsen själv vill ha uppnått. Förstå problemen innan lösningar bestäms.
6. Vad kan vi förvänta oss av varandra?
   Diskutera tid, engagemang, tillgänglighet och förväntningar.
7. Vad kan vi – och vad behöver vi kunna?
   Vilken kunskap och erfarenhet finns redan? Vad behöver styrelsen lära sig eller ta hjälp med?
8. Hur ska vi fördela arbetet?
   Diskutera roller, ansvar och vem som lämpligen tar hand om olika frågor.
9. Hur vill vi arbeta tillsammans?
   Diskutera möten, förberedelser, kommunikation mellan möten, hur alla kommer till tals, hur oenighet hanteras och hur styrelsen följer upp sitt eget arbetssätt.
10. Vad händer efter kick-offen?
    Bestäm vad som behöver göras, vem som tar hand om vad, vad som behöver utredas, hur nya ledamöters introduktion fortsätter och när olika saker ska följas upp.
11. Fick vi ut det vi ville?
    Gå tillbaka till det önskade resultat som styrelsen formulerade under punkt 1. Diskutera: Uppnådde vi det? Vad är fortfarande oklart? Vad behöver vi arbeta vidare med?

Så kan Frassie stödja styrelsens arbete

En kick-off kan ge en bra start. Det viktiga är att det styrelsen kommer fram till också lever vidare i det löpande arbetet. Frassie kan då vara ett stöd – utan att tala om vad ni ska vilja eller hur ni ska arbeta.

Ansvarsfördelning

Frassie kan hjälpa styrelsen att dokumentera vem som ansvarar för olika områden och vad som har delegerats.

Planering och prioritering

Frågor och behov som identifierats kan tas vidare i styrelsens planering och prioriteras tillsammans med annat som behöver göras.

Möten och beslut

Frassie stödjer flödet från frågor som behöver behandlas till möte, beslut, dokumentation och fortsatt uppföljning. Det ska gå att förstå vad som beslutades och varför.

Uppgifter och uppföljning

Det som ska göras efter ett beslut kan få ansvarig och följas upp. Styrelsen ska inte behöva förlita sig på att någon kommer ihåg frågan till nästa möte.

Introduktion och kontinuitet

När nya ledamöter kommer in finns tidigare beslut, pågående aktiviteter, ansvar och relevant bakgrund kvar. Det gör det lättare för tidigare ledamöter att hjälpa nya personer att förstå styrelsens arbete och successivt komma in i uppdraget. Frassie ersätter däremot inte den personliga introduktionen och dialogen mellan ledamöterna.