Underhåll, kontroller och tillgångar i Frassie

Att dokumentera underhåll och kontroller i en bostadsrättsförening innebär att välja rätt nivå: vad som ska planeras för hela föreningen, vad som ska följas med intervall, och vad som bara behöver finnas kvar som minne kring en viss tillgång.

Styrelsen behöver inte fylla i allt i Frassie. Välj en huvudplats per sak och dokumentera bara det som hjälper i det praktiska arbetet. I Frassie finns tre separata ytor — underhållsplan, besiktnings-/kontrollplan och tillgångsregister — och de synkar inte automatiskt. Samma åtgärd ska normalt inte stå på flera ställen.

Underhållsplan (Planera)

Underhållsplanen är till för större eller mer sällsynta underhållsåtgärder där styrelsen vill ha överblick över tid och kostnad — till exempel stambyte, tak, fasad eller större tekniska investeringar.

Använd den när åtgärden är viktig för föreningens ekonomi, när flera behöver se när något senast gjordes och när det planeras igen, eller när ni vill följa ungefärlig kostnad över år.

Dokumentera inte här rutiner som redan finns i årshjulet, enstaka kontroller, eller detaljer som bara gäller en enskild maskin om en kort rad i tillgångsloggen räcker.

Besiktnings-/kontrollplan (Planera)

Besiktnings-/kontrollplanen är till för återkommande besiktningar och kontroller — ventilation, brand, hissbesiktning, förtöjning och liknande.

Använd den när något ska kollas med återkommande intervall, ofta flera år, och när hela styrelsen ska se nästa tillfälle.

I Frassie passar årshjulet bättre när intervall är ungefär ett år eller kortare. Besiktnings-/kontrollplanen är för längre cykler. Stora underhållsprojekt hör hemma i underhållsplanen, inte här.

Tillgångar — register och logg (Register)

Tillgångsregistret beskriver vad föreningen äger eller ansvarar för, och ger en enkel logg när det underlättar vardagen.

Använd det när ni behöver veta vad något är, var det sitter, eller när något hänt som är bra att minnas senare på just den tillgången.

Skapa inte en tillgång för varje liten sak. Logga inte samma rutin som redan finns i kontrollplanen eller årshjulet. En kort rad räcker ofta.

Om man dokumenterar för mycket blir det dubbelarbete och ingen litar på registret. Om man dokumenterar för lite försvinner kunskap när styrelsen byts. Poängen med Frassie är att hitta mitten: en tydlig huvudplats per sak, och bara det som någon faktiskt kommer behöva.

Intressanta frågor som kan användas för ytterligare information via AI

Vad ska ligga i underhållsplanen jämfört med besiktnings-/kontrollplanen i Frassie?
När ska vi logga något på en tillgång istället för i Planera?
Hur undviker vi dubbeldokumentation av besiktningar och underhåll i styrelsen?
När räcker årshjulet istället för besiktnings-/kontrollplanen?
Hur lite kan vi dokumentera och ändå ha koll när styrelsen byts?